LTC: Book flights 21 days & submit EL encashment 10 days in advance

OFFICE OF THE DIRECTOR GENERAL OF AUDIT (CENTRAL)
“LEKHA PARIKSHA BHAVAN”, 361, ANNA SALAI,
TEYNAMPET, CHENNAI — 600 018

DGA(C)/CLAIMS II/IV/26-02/2024-25/13

09.01.2025

CIRCULAR No -20

Sub: Booking of Air tickets under LTC Scheme prior to 21 days —Reg.

Ref: 1. DoPT OM. No. 31011/12/2022-Estt(A-IV), dt. 29.08.2022

Leave Travel Concession (LTC) scheme is a concessional travel facility for the Government employees to visit their Hometown or to visit any place in India during a block of four years. In terms of provisions of the Scheme, the Government employees have the option either to avail Hometown LTC twice in a block of two years each or to visit home town once in a period of two years and to visit any place in India in another block of two years. The current block of four years is 2022-25 with two years block of 2022-2023 and 2024-2025.

Instructions from DOPT regarding booking of Air tickets were issued in vide OM No. 31011/12/2022-Estt(A-IV), dt. 29.08.2022(the copy of the circular is enclosed) in which following were emphasized:

In all cases of air travel in respect of LTC, air tickets shall be purchased from the three Authorised Travel Agents(ATAs) namely:

1. M/s Balmer Lawrie & Company Limited (BLCL)
2. M/s Ashok Travels & Tours (ATT)
3. Indian Railways Catering and Tourism Corporation Ltd (IRCTC)

1. Government employees are to choose flight having the Best Available Fare on their entitled travel class which is the Cheapest Fare available, preferably for non-stop flight in a given slot, at the time of booking. They are to retain the print- out of the concerned webpage of the ATAs having flight and fare details for the purpose of the settlement of the LTC claim.
2. Employees are encouraged to book air tickets at least 21 days prior to the intended date of travel on LTC, to avail the most competitive fares and minimise burden to the exchequer.

It is observed that in many cases the instructions regarding booking of air tickets well in advance were not being followed. Hence, it is hereby instructed to furnish valid reasons / justifications for such non-compliance. It is also noted that the officials are submitting LTC intimations / applications at a very short period before the date of Outward Journey. As minimum time is required to process the applications it is advised to submit the LIC Advance and EL Encashment on LTC application at least 10 days prior to the date of onward journey.

This issues with the approval of Director /Administration dated 09-01-2025

Digitally signed by
Ramesh MS
Date: 09-01-2025 12:28:24
SENIOR AUDIT OFFICER/CLAIMS

महानिदेशक लेखापरीक्षा (केंद्रीय), चेन्‍ने का कार्यालय,
लेखापरीक्षा भवन, 361, अण्णा सालै, तेनामपेट, चेन्‍नै – 600 018

मनिलेप(के)।दावा ॥/ IV/26-02/2024-25/13

दि. 09.01.2025

परिपत्र- 20

विषय- एलटीसी योजना के अंतर्गत 21 दिन पूर्व हवाई टिकटों की बुकिंग के संबंध में।

संदर्भ- सं. 1.DoPT OM. No. 31011/12/2022-Estt(A-IV), dt. 29.08.2022

अवकाश यात्रा रियायत (एलटीसी) योजना सरकारी कर्मचारियों के लिए चार साल के ब्लॉक के दौरान अपने गृहनगर या भारत में किसी भी स्थान पर जाने के लिए रियायती यात्रा सुविधा है। योजना के प्रावधानों के अनुसार, सरकारी कर्मचारियों के पास या तो दो साल के ब्लॉक में दो बार गृहनगर एलटीसी का लाभ उठाने या दो साल की अवधि में एक बार गृहनगर जाने और दो साल के दूसरे ब्लॉक में भारत में किसी भी स्थान पर जाने का विकल्प है। चार साल का वर्तमान ब्लॉक 2022-25 है जिसमें 2022-2023 और 2024-2025 के दो साल के ब्लॉक हैं।

हवाई टिकटों की बुकिंग के संबंध में डीओपीटी की ओर से निर्देश कार्यालय ज्ञापन संख्या 31011/12/2022-स्था.(ए-IV), दिनांक 29.08.2022 (परिपत्र की प्रति संलग्न है) के माध्यम से जारी किए गए, जिसमें निम्नलिखित पर जोर दिया गया:

एलटीसी के संबंध में हवाई यात्रा के सभी मामलों में, हवाई टिकट तीन अधिकृत ट्रैवल एजेंटों (एटीए) से खरीदे जाएंगे:

1. मेसर्स बामर लॉरी एंड कंपनी लिमिटेड (BLCL)
2. मैसर्स अशोक ट्रैवल्स एंड टूर्स (ATT)
3. भारतीय रेलवे खानपान एवं पर्यटन निगम लिमिटेड (IRCTC)

1. सरकारी कर्मचारियों को अपनी यात्रा श्रेणी के लिए सर्वोत्तम उपलब्ध किराया वाली उड़ान चुननी है, जो बुकिंग के समय, किसी दिए गए स्लॉट में नॉन-स्टॉप उड़ान के लिए सबसे सस्ता किराया हो। उन्हें ई-एलटीसी दावे के निपटान के उद्देश्य से उड़ान और किराया विवरण वाले एटीए के संबंधित वेबपेज का प्रिंटआउट अपने पास रखना होगा।
2. कर्मचारियों को एलटीसी पर यात्रा की इच्छित तिथि से कम से कम 21 दिन पहले हवाई टिकट बुक करने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है, ताकि सबसे अधिक प्रतिस्पर्धी किरायों का लाभ उठाएं और सरकारी खजाने पर बोझ कम करें।

यह देखा गया है कि कई मामलों में हवाई टिकट की बुकिंग से संबंधित निर्देशों का पालन नहीं किया जा रहा था। इसलिए, इस तरह के गैर-अनुपालन के लिए वैध कारण/औचित्य प्रस्तुत करने का निर्देश दिया जाता है। यह भी ध्यान दिया जाता है कि अधिकारी यात्रा की तिथि से बहुत कम समय पहले एलटीसी सूचनाएं/आवेदन जमा कर रहे हैं। चूंकि आवेदनों को संसाधित करने के लिए न्यूनतम समय की आवश्यकता होती है, इसलिए एलटीसी आवेदन पर एलटीसी अग्रिम और ईएल नकदीकरण को आगे की यात्रा की तिथि से कम से कम 10 दिन पहले जमा करने की सलाह दी जाती है।

(यह निदेशक/प्रशासन के दिनांक 09-01-2025 के अनुमोदन से जारी किया जाता है।

Sd/-
वरिष्ठ लेखापरीक्षा अधिकारी/दावा